IT-løsning - bakgrunn og prosess

1. Bakgrunn

Prosessen startet på bakgrunn av følgende:

• Signaler fra sentraler om at dagens nettsideløsning var for kompleks å bruke
• Organisasjonens behov for en bedre informasjonsflyt til sentralene
• Organisasjonens behov for oppdatert register over sentraler og medlemsregister
• Flere leverandører kommer på banen for å tilby å lage løsninger for frivilligsentraler

Styret for Norges Frivilligsentraler startet tidlig i 2017 en diskusjon om hva vi ønsket av IT-løsninger innenfor egen organisasjon og for sentralene. Det kom fram følgende punkt:

Ønske om en bedre nettsideløsning for sentralene og for organisasjonen

1. Et internt system for informasjonsflyt mellom organisasjonen og sentralene
2. Gjøre det enklere for sentralene å oppdatere sine data i registeret
3. Få på plass en løsning for å samle inn og presentere årlig statistikk fra sentralene
4. Finne verktøy som kan dekke mange av de behovene som frivilligsentralene har, som f.eks. register over frivillige, møtekalender, oppgaver, aktiviteter og oppdrag, utstyrsbank og mye mer.

Norges Frivilligsentraler nedsatte en arbeidsgruppe som skulle lage en enkel oversikt over behov og mulig løsning. Ut fra dette ble det laget en overordnet spesifikasjon. Det store ønsket var at mest mulig skulle inn i en felles IT-løsning, slik at sentralene kunne forholde seg til ett system og én pålogging, og slippe å lære seg mange systemer.

> Overordnet spesifikasjon

2. Invitasjon til leverandører

Høsten 2017 sjekket arbeidsgruppen hvilke firma som var engasjert i systemer for frivilligsentralene, og kom opp med en liste med ni potensielle leverandører for et felles IT-løsning: Mobilise, 07 Media, WIS, EVRY, Nyby, Alder, Abaris, OrgTech og Visma.

En av vararepresentantene i styret er tilknyttet WIS, som er en av de ni firmaene som ble plukket ut. Styret gjorde en vurdering av akkurat dette poenget, og kom til at det ble feil å utelukke en leverandør som følge av at ansatte i bedriften har vært eller er engasjert i organisasjonen. Det var også gjort klart at dette heller ikke skulle være noe fortrinn, og alle leverandører skulle behandles likt, uavhengig av eventuelle koblinger til Norges Frivilligsentraler.

Det ble dermed sendt invitasjon med overordnet spesifikasjon til ni selskap med anmodning om å komme med forslag til en løsning på de skisserte behovene. De fleste av disse leverandørene tok kontakt og leverte tanker og planer. Av disse var det tre som kunne legge fram løsninger og planer vi ønsket å se nærmere på:

• EVRY
• WIS
• 07 Media

Disse selskapene ble invitert til en presentasjon og gjennomgang med IT-gruppen i desember 2017.

3. Vurdering og konklusjon

Med overordnet spesifikasjon og vekt på ønsket om en løsning som kunne dekke mest mulig av disse behovene i en felles brukervennlig løsning, en rimelig pris og rask levering, diskuterte arbeidsgruppe grundig de forskjellige løsninger etter presentasjonsrunde, og delte anbefalingen med resten av styret. Etter innsamling av tilbakemeldinger fra hele styret konkluderte Norges Frivilligsentraler med at WIS var det beste alternativet for å levere en løsning.

4. Forhold til andre løsninger

Som siste punkt vil vi nevne at det også finnes andre bra IT-løsninger på markedet for Frivilligsentralene nå, for eksempel innen frivillige og formidling av behov/oppdrag.

Frivillighet Norge jobber akkurat nå med kartlegging av alle løsninger som finnes for frivilligheten, og i fremtiden kommer det sikkert flere til. De frivilligsentralene som ønsker mer enn det som legges inn i felles IT-løsning står selvfølgelig helt fritt til å velge de systemer de ønsker.

Styret for Norges Frivilligsentraler